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疫情防控期间师生综合服务中心服务事项办理指南
发布时间:2020-02-19   浏览次数:

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亲爱的老师、同学们:

为共同做好学校新型冠状病毒肺炎疫情防控工作,有效分流和减少人员聚集,根据师生服务大厅业务受理工作实际,本着“确保安全、服务师生”的目的,师生综合服务中心暂停实体大厅窗口业务办理。特殊时期,大家实施战时举措,坚持尽可能网上办、不见面。疫情防控,人人有责!师生综合服务中心一直在坚守,在行动!让大家齐心协力,共克时艰,共同努力迎接美好春天的到来!疫情期间师生综合服务中心业务办理具体安排如下:

一、 党委办公室、校长办公室

(一)党委办公室

当前疫情防控形势下,党委办公室对于近期相关业务保障工作安排如下:

1.用印事项办理

用印申请审核流程不变。通过信息门户“新办公系统”→“印章管理” →“党务印章”,填写用印申请进行审核流转,通过后即可用印。

若盖章文件仅需电子版,请拨打党委办公室值班电话,由工作人员办理后通过站内信或邮箱等方式反馈;纸质版原件可开学后再行领取。

若盖章文件要求必为纸质版,请提前联系好后,携带相关材料到文科楼10层党委办公室办理。

联系电话:7010133;业务咨询:郝老师 15835131672。

2.党委公文办理

通过信息门户“新办公系统” →“公文管理” →“发文管理”,填写发文稿纸发起党委公文,审核通过后,联系马老师(13623465689)。

如暂时仅需电子版,请告知后,工作人员将通过站内信或邮箱等方式反馈;纸质版原件可开学后再行领取。如需纸质版,可在沟通后,前往文科楼10层党委办公室领取。

3.会议室预定

疫情期间,暂停会议室预定服务。各种会议活动请通过山西大学企业微信“工作台”专栏的“会议” →“预约会议”功能报送,未经学校审批的活动不得举办。

4.办公时间

周一至周五 上午:8:00-12:00 下午:14:30-18:00

(二)校长办公室

校长办公室印章及证件申请业务办理方式如下:

通过办公OA系统申请和审批。印章审批流程完毕后,每周二、周五上午9:00-10:00在文科楼1101室办理。证件申请审批流程结束后,通过邮箱提供电子版。以上业务如有特殊或紧急事项需线下申请,通过电话预约办理。办理业务时,工作人员佩戴口罩、手套。

联系电话:7010255

二、保卫武装部(处)

(一)大厅1号窗口(出(入)校门车辆通行卡办理)

当前疫情防控形势下,对于近期需要办理车辆通行证的教职工,做如下说明:

1.需要办理通行证的教职工可提供电子版材料进行线上审核

(1)线上审核方式:将电子版材料在每周三12点前发送至邮箱 bwbjtk@sxu.edu.cn 进行审核,材料必须清晰可辨。

(2)办理相关事项所需材料如下:

●工作证或一卡通(正式教工)

●行车证必须是本人或配偶

●行车证如果是配偶的需提供结婚证

2.除正式教工外其他任何人在疫情期间暂不办理此业务

联系人:武老师联系电话:13903430433

(二)大厅2号窗口(教职工户籍办理)

当前疫情防控形势下,对于近期需要办理落户的教职工,特做如下说明:

1.需办理落户的教职工可先提供电子版材料(照片或扫描件)进行线上审核。

(1)线上审核方式:将电子版材料发送到邮箱673585128@qq.com进行审核,电子版材料必须清晰可辨。

(2)办理相关事项所需材料如下:

A教工落户

●报到证

●人力资源处开具的落户先容信

●省内:本人户口原页,省外:户口迁移证

●一寸白底照片

●毕业证复印件

●已结婚的提供结婚证复印件

B新生儿落户

●《出生医学证明》原件

●户籍不在学校另一方的(户口js9905com金沙网站+本人页)原件

●结婚证、双方身份证原件

●人力资源处计生办开具的落户先容信

2.待疫情结束后,提交以上材料的纸质版进行办理。

联系人:孟老师 联系电话:13754878795

三、人力资源处

(一)大厅3号窗口(人事证明、人事档案、办理退休人员手续、借用报道证、工号办理和新教职工报到)

防控疫情期间的工作安排如下:

1.非特殊急需,暂缓办理人事证明、人事档案、办理退休人员手续、借用报道证、工号办理。

2.新入职的教职工报到,需要在当月15日前或月底最后一日前,通过电话联系,然后微信视频,看到相关材料,暂时予以确认,待疫情解除后正式确认。

3.以上6项工作,若特需急办的,先电话或微信联系,商量确定办理事宜。

4.人力资源处办公室:7018264

联系人:师正萍 手机:18634326606 微信同手机号

(二)大厅4号窗口(学校编外人员办理各类保险事宜)

防控疫情期间的工作安排如下:

1.由于很多与工作有关的表格、合同等已传到人力资源处网站,有需求的职工可在人力资源处下载中心下载,网址http://rsc.sxu.edu.cn/xzzx/index.htm。

2.有些工作可通过电话、微信等通讯工具咨询办理的,首选电话和微信方式办理,尽量避免人与人接触。与4号窗口密切联系的工作对象已建了工作联系群,如有新客户需要加入群的,可电话联系。

3.确有紧要事情需要盖社保专用章的可随时预约,随叫随到,确保不耽误工作。

4.联系人: 赵凤香联系电话:15903406351(微信同号)

四、毕业生就业引导中心

大厅5号窗口(毕业生《就业协议书》遗失补发、违约换发;就业推荐表、就业协议书签章;就业创业政策咨询;往届毕业生《就业报到证》调整改派;《就业报到证》补办)

疫情防控期间就业手续办理的安排:

1.应届毕业生就业协议书盖章

学生可以将就业协议书邮寄给院系辅导员,院系辅导员联系就业中心老师办理,办理后院系辅导员邮寄给学生。

2.往届毕业生改派

学生先根据报到证改派流程(详见“山西大学就业创业网http://sxu.jysd.com/-办事指南-毕业生办理就业相关手续说明”),将完整资料扫描件或照片发送至邮箱sxujob@sxu.edu.cn,就业中心老师审核后,学生将改派资料原件邮寄给院系辅导员,由院系辅导员联系就业中心老师办理,办理后辅导员邮寄给学生。

3.联系人:康老师联系电话:15536667864

五、js9905com金沙网站

大厅6号窗口(课程异动办理;临时使用教室申请;本科生学生证补办;本科生成绩增补)

js9905com金沙网站关于疫情防控期间综合服务大厅的工作安排:

1.本科生学生证补办

学生将个人所属学院、专业、姓名、学号、性别、学制、年级、入学年月、联系方式等发送至邮箱86709572@qq.com进行预约。

待学校恢复正常教学工作后,学生须补填《山西大学补办学生证审批表》交至学院教务秘书处,统一由学院教务秘书到综合服务大厅6号窗口办理领取。

2.临时使用教室审批

疫情防控期间,临时教室审批暂时停办。恢复时间另行通知。

3.课程异动办理

教师采用线上教学授课,课程异动情况由学院在相关直播后台进行登记汇总,待学校恢复正常教学工作,交至js9905com金沙网站。

综合大厅课程异动备案暂时停办,恢复时间另行通知。

4.本科生成绩单打印

学生可以通过网页端查看本人成绩,打印业务暂时停办,恢复时间另行通知。

5.联系人:裴老师联系电话:13834249879

六、科学技术处

大厅7号窗口(理工科科研项目经费合作协议、材料购销合同办理;理工科技术引进合同办理;理工科科研项目经费购置设备合同办理;理工科横向合同签订)

疫情防控期间业务办理有关事项通知如下:

1.关于窗口业务

充分利用新媒体和通讯工具,坚持远程办公。如需办理业务,请及时拨打移动电话(15034103701,张秀秀),并按照师生综合服务中心网上办理的业务流程规定,准备好所需的材料,将材料电子版(或拍照)发送至QQ邮箱(405132140@qq.com),并附上手机号码,以方便业务过程中随时联系。

2.关于签字、加盖公章

窗口业务审核通过后,如须签字、加盖学校公章等,请拨打科技处办公室电话(7010300),再另行预约时间办理。为了您和他人的安全健康,减少不必要的人员接触,提高办事效率,预约成功后,请一定按照预约时间前往办理。

七、社会科学处

大厅8号窗口(文科企事业单位委托研究项目办理;文科科研项目经费支付合同审核)

疫情期间山大文科横向合同办理流程:

1.登陆山西大学主页——学校概述——院系机构——职能部门——社会科学处——下载中心,下载并填写“山西大学企事业单位委托研究项目合同书”一式四份。

2.委托单位及项目负责人所在学院(所、中心)审核盖章。

3.社科处及校办盖章:项目负责人将已加盖委托单位及学院公章的合同书扫描件发送至邮箱zhailh2010@163.com,并电话联系15135129599(翟丽华)进行审核,审核通过后社科处代为办理处室公章及学校合同专用章,随后将合同扫描件发回负责人邮箱。

4.委托单位拨付科研经费:告知委托方山西大学的银行账户(见合同书,户名:山西大学/开户行:中国工商银行太原市大营盘支行/账号:0502121809026401995/行号:102161000210)并请委托方在支票用途一栏注明“某某某的科研经费”。

5.科研经费到达山西大学银行账户后,请将进款单和项目合同书扫描件发送至邮箱zhailh2010@163.com, 并电话联系15135129599(翟丽华)办理相关立项手续,办结后会将立项通知单扫描件发回负责人邮箱,请项目负责人提交计财处预算管理科。

6.项目负责人按委托单位要求开始组织项目的调研或设计工作。

7.项目负责人按委托方要求,在约定时间内完成相关的调研报告或方案设计等工作,通过委托方的结项验收后,将《山西大学企事业单位委托研究项目结项申请书》及有关成果、委托方验收意见报送社科处,该项目管理工作相应结束。

●项目负责人发送邮件时请按“山西大学xx学院(所﹑中心) 姓名 横向合同名称”命名,并在邮件中标明个人姓名、电话、邮箱等基本信息,便于后期联系及合同备案;

●推荐各位老师使用手机app“扫描全能王”扫描相关材料;

●相关业务如有疑问,工作时间可随时致电咨询,联系人:翟丽华,联系电话:15135129599。

八、研究生院

大厅10号窗口(研究生成绩单打印、学籍证明办理、研究生证补办、学籍异动、更换导师申请、研究生出国申报表、考博登记表、结业申请表、延长学习年限申请表用章、研究生教学引导工作量审核)

疫情期间,研究生院窗口工作安排如下:

1.学籍证明和成绩单线上办理:发送标题为“姓名+学号+办理事项”的邮件至272390773@qq.com,正文写明联系电话和办理原因,办结后会将扫描件回复至发件邮箱,纸质版开学后到窗口领取;

2.学生证、学籍异动、出国申报表、考博登记表等其他非特需和非紧急业务根据疫情情况和研究生院相关工作安排,暂缓办理;

3.结业、延期毕业等近期暂不涉及,办理时间另行通知。

联系人:李老师联系电话:15513510570

九、国际合作与交流处

大厅11号窗口(因公出国或赴香港、澳门(90天以下)手续办理;因公出国或赴香港、澳门(90天以上)手续办理;因公赴台手续办理)

鉴于目前新型冠状肺炎疫情处于高发期,一些国家和地区已针对中国公民实施特别入境管理措施,为了保障广大师生的身体健康和生命安全,避免可能造成的不必要损失,根据国家移民管理局、教育部、国家留学基金委、山西省人民政府外事办公室和学校相关会议和通知精神,针对js9905com金沙网站师生近期因公出国(境)事宜特通知如下:

1.原则上所有行政类出访和学生团组出访均应推迟或取消,前期已获得批件的,也需根据目前情况推迟或取消出访活动。

2.根据当前实际,教学科研类出访也应合理安排出国出境计划,建议和邀请方沟通后推迟或取消。

3.所有出访人员未经防控领导小组同意,不得离境。

4.因公出国(境)业务恢复办理时间将根据疫情发展情况另行通知。

5.联系人:赵冬玉梁 源联系电话:7011027

联系邮箱:feng@sxu.edu.cn

十、国有资产与实验室管理处

(一)大厅12号窗口(货物和服务采购项目申报)

当前疫情防控形势下,对于近期货物和服务采购项目申报工作安排如下:

1.一般货物和服务采购项目

项目申报流程不变,详见: http://csc.sxu.edu.cn/jsbs/cgxmsb/huowuhefuwuzhengfu/index.htm,申报资料实行网上审批。

(1)《山西省省级单位政府采购项目明细表》经项目负责人签字盖章,计财处审批经费项目来源。

(2)按照《山西大学货物和服务采购管理办法(试行)》(参见http://zcsy.sxu.edu.cn/gzzd/yqsbgzgl/109645.htm),提供采购项目所需资料(经签字盖章)的电子版。

(3)所有申报资料扫描成PDF文件格式发至cb@sxu.edu.cn;《山西省省级单位政府采购项目明细表》excel格式同时发送至邮箱:gzccg@sxu.edu.cn。

(4)国资处审核通过后,按照批准的采购方式,组织实施采购。

(5)纸质版原件各单位先行留存,开学后正式上报。

联系电话:7010585 7011255;

业务咨询:程斌,13834624777;彭庆超,18603518830

2.疫情防控相关货物、服务采购项目

以满足疫情防控工作需要为首要目标,建立釆购“绿色通道”,可不实行政府采购法规定的方式和程序,釆购进口物资无需审批。详见国资处“关于js9905com金沙网站疫情防控采购便利化的紧急通知”(2020.1.29)。

(1)30万元以下采购项目由各单位集体研究后自行组织采购,无须事前审批,相关采购文件开学后向我处备案。

(2)30-50万元采购项目电子邮件报我处备案后,可申请自行组织采购。

(3)50万元以上采购项目经所在单位、计财处(内控办)、国资处网上会商、分管校领导批准后,由国资处组织或按前款自行组织采购。

(4)所有相关疫情防控相关货物、工程和服务项目的文件采用网上审批流程,电子版发至fzh@sxu.edu.cn。

联系电话:7011255

业务咨询:范卓华,13753143399;王光泰,13546478862

(二)大厅13号窗口(固定资产登记建账、职工工作调动或退休资产审核)

疫情防控期间,根据13号窗口业务特点,将尽量采用网上办公的方式,具体安排如下:

1.新增资产登记建账

(1)操作步骤

●通过信息门户登陆固定资产管理系统,进行资产建账,录入新购资产信息,具体方法参见系统操作手册(http://zcsy.sxu.edu.cn/xzzx/zcgl1/3c27043fcf2347d6b9207d0742804b16.htm);

●按系统要求上传新购资产实物照片及合同扫描件(或照片);

●等待归口审核人员审核;

●审核通过后进行财务报销。

(2)需要说明的问题:

●新购资产图片要包括完整的外观信息和铭牌信息,尽量能展示资产的规格、型号等重要参数;

●若无合同则无需上传;

●经手人需确保数据准确性并在系统中填写联系电话;

●待和js9905com金沙网站计划财务处沟通后,无需提供验收单,归口审核通过即可携发票进行报销;

●待正式开学后补交纸质版材料并领取条形码。纸质版材料包括相关人员签字、单位盖章后的验收单、资产附单及验收表(或验收报告);

2.在职人员退休或调动资产复核

办理步骤:

(1)通过信息门户登陆固定资产管理系统对个人名下资产进行查询。

(2)若个人名下有资产,请联系所在单位资产管理员在固定资产管理系统中提交资产变动申请,我处归口人员将及时进行审核。

(3)确定个人名下无资产,可到人事处办理手续;办理时,人事处工作人员和我处相关人员进行确认。

原则上不允许进行跨单位的资产变动,实际办理时可根据情况灵活处理,确保疫情防控期间办理业务便捷高效。

3.联系方式

新增资产归口审核联系人:苗玺 电话:18636658886.

资产变动归口审核联系人:杜欣慧 电话:13834525740.

资产管理科邮箱:gzczck@sxu.edu.cn.

十一、现代教育技术学院

大厅15、16号窗口(“校园一卡通”办理;校园电子邮箱开通)

在当前疫情防控形势下,现代教育技术学院在师生综合服务中心业务办理安排如下:

1.一卡通日常业务

疫情防控期间,一卡通日常业务暂停办理。

2.电子邮箱开通、电子邮箱密码修改及信息门户密码修改业务

(1)办理流程为:打开企业微信,点击“通讯录”——“员工服务”——“山西大学电子邮箱及信息门户服务”,发送服务需求(在发送服务需求时,请一并提供办理人的学(工)号、身份证号及手机号)。收到服务需求后,我院将尽快办理并在办理完成后告知办理结果。

(2)业务办理时间为:上午8:30——12:00, 下午14:30——17:30,咨询及报修电话:0351-7011544。


师生综合服务中心疫情期间坚持防控,选择坚守,感谢您的支撑和理解!

联系电话:7018002   13903514415

联 系 人:王老师


2020年2月18日

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